Eficiență

Micro obișnuințe pentru viață!

Prin natura noastră suntem guvernați de obiceiuri. Aproximativ 45% dintre activitățile zilnice reprezintă obișnuințe pe care le executăm automat, fără prea multe gânduri. Deoarece multe dintre aceste obiceiuri apar în afara spectrului gândirii, ne este greu să percepem cât de mult ne influențează de fapt. 

Este nevoie de timp pentru a schimba obiceiurile din viața noastră, multă muncă și voință. Chiar dacă sunt atât de prezente în viața noastră, schimbarea lor înseamnă un proces prin care creăm noi procese de gândire, noi modele care urmează să facă parte din viața noastră. În acest context, îți propunem astăzi o listă de micro obiceiuri, schimbări mici pe care le poți testa și ale căror efecte rapide te vor ajuta să-ți dezvolți cu o mai mare ușurință un comportament într-un mod sustenabil. 

  1. Rutine de seară
    Când a fost ultima dată când ai adormit fără să-ți consumat ultimele resurse de energie în ecranul telefonului sau la un serial? De cele mai multe ori în situațiile asta reușim să adormim fiind epuizați și fără să avem vreun beneficiu direct. Propunerea pe care ți-o facem este să încerci să înlocuiești aceste obiceiuri vechi cu o rutină nouă de seară. Imaginează-ți că energia pe care o consumi în fața unui ecran, pe care trebuie să o consumi în pregătirea ta pentru somn, o poți folosi făcându-ți planul pentru ziua următoare (și nu pe un telefon), pregătindu-te mental pentru activitățile care știi că te așteaptă la birou sau în viața personală. Poți să-ți planuiesti ce ți-ar plăcea la micul dejun și vestimentația pentru a doua zi. O astfel de rutină te ajută să-ți consumi energia eficient și să te bucuri de timp în afara ecranelor chiar înainte de somn.
  1. Oferă-ți timp pentru decizii
    Este foarte ușor să comunicăm rapid în această perioadă, apelurile telefonice se transformă în mesaje vocale scurte și intense, mailurile au trecut mai degrabă pe Whatsapp sau Messenger datorită timpului mult mai scurt de răspuns, și astfel toată lumea se așteaptă la răspunsuri imediate. Cum ar fi ca în această perioadă să le spui celor care îți trimit mesaje directe să mai aștepte puțin. Să nu iei imediat o decizie doar pentru că vine printr-un canal direct de comunicare ci să-ți oferi timp pentru a o analiza? Pe termen lung, vei economisi mult timp pierdut și vei evita multe dezamăgiri.
  1. Revizuiește modul în care adresezi întrebări
    În loc să pui întrebări pe care să le încarci cu propria opinie, gândește-te și refomulează-le sub formă de întrebări deschise, întrebări la care nu se poate răspunde simplu cu Da sau Nu, ci unele în care să poți lua cât mai multă informație de la interlocutorul tău. Câteva exemple de astfel de întrebări ar fi “Ce părere ai despre…?”, “Care este experiența ta cuc….?”. Acest obicei te va ajuta să ai o perspectivă deschisă și să inițiezi conversații mai profunde, să devii un om mai empatic și să nu influențezi cu propria ta perspectivă. Imaginează-ți câtă înțelepciune vei dobândi pe termen lung.

  2. O conversație pe zi
    În fiecare zi, alege să suni sau să-i scrii din propria inițiativă unei persoane apropiate. Fiecare dintre noi avem prieteni, colegi, oameni dragi cu care nu am mai vorbit de luni de zile și pe care îi amânăm constant pentru când vom avea mai mult timp. Ai nevoie doar de câteva minute pentru a investi într-o relație, iar beneficiile pe care le poți avea sunt atât la nivel mental, emoțional, cât și profesional – imaginează-ți ce network puternic vei avea și cum tot mai mulți oameni din viața ta vor afla ce faci, la ce lucrezi și care îți sunt provocările. 

Pentru că toamna aduce cu ea multă schimbare, te încurajăm să încerci micro obiceiuri tocmai pentru a-ți păstra energia, dar și pentru a-ți exersa constant mușchiul obișnuințelor.

Publicat prima dată în Newsletterul LEADERS #139.

Photo by Content Pixie on Unsplash

Distanțare și continuare

Aflăm zilnic despre noi și noi restricții și pare că ne aflăm încă departe de petrecut departe de colegi, de viața de birou, de întâlnirile face to face și prânzurile împreună. Sunt multe lucruri care se întâmplă online din martie 2020 și care probabil vor rămâne așa pentru o bună perioadă de timp.

În cele șapte luni pe care le-am petrecut la distanță, prin trial and error, au fost redefinite procese precum învățarea, socializarea, negocierile sau întâlnirile de business. Astfel, vrem să împărtășim cu tine câteva dintre lucrurile noi descoperite în interacțiunile online, tehnici pe care le poți aplica începând de azi în întâlnirile tale virtuale.

  1. Conexiune ȘI Conectare

Primul lucru pe care îl verificăm atunci când ne conectăm într-un meeting online este stabilitatea conexiunii. Suntem norocoși deoarece în România ne putem bucura de un raport foarte bun al vitezei internetului și prețului pe care îl plătim. Iar dacă lucrurile astea sunt deja aranjate este momentul să te ocupi de partea a doua și anume conexiunea umană. Există câteva lucruri pe care le poți încerca pentru a avea parte de întâlniri virtuale reușite: camera on (vorbește-le colegilor tăi de întâlnire despre importanța încrederii și faptul că toată lumea se simte mai în siguranță atunci când ne putem vedea unii pe ceilalți); adresare directă (folosește pretextul online-ului pentru a simula o conversație reală – adresează-te direct colegilor cu care vrei să vorbești și implică-i pe toți în discuție); spațiul personal (în întâlnirile informale invită-i pe colegii tăi în spațiul tău de acasă, lasă-i să te întrebe despre cărțile pe care le văd în background sau decorațiunile interioare); conversații ghidate / exerciții de networking (la începutul întâlnirilor poți să ai câteva minute de conversație ghidată de tine sau colegii tăi, care să ia forma unor exerciții de networking: ex. Să vorbiți despre cum v-ați făcut cafeaua acasă și ce fel de cafea preferați să beți). 

  1. Magia online-ului
    Sunt multe lucruri pe care le puteam face în întâlnirile față în față, dar sunt și mai multe lucruri pe care le putem face online și nu le-am putea face în alt context. Tehnologia este alături de noi și o putem folosi în întâlnirile sau cursurile noastre online astfel: suport audio și video (prin funcția de Share Screen sau Share Audio poți oricând să accesezi orice resursă video online, totodată, prin audio only poți folosi muzică pe fundalul anumitor conversații, mai ales în training-uri poți să folosești muzica de fundal pentru a crea o anumită emoție sau a da un anumit ritm conversațiilor; instrumente interactive (pe Zoom te poți bucura de funcții precum Breakout Rooms – poți împărți o grupă de participanți în oricâte feluri ai nevoie, poți gestiona camerele cu un singur click și te poți “plimba” prin camere cu ușurință), poți pune întrebări audienței și poți genera diagrame active prin funcțiile de Polling sau folosind aplicația Mentimeter, poți crea board-uri interactive unde puteți “lipi” post-it-uri cu idei fiecare dintre voi prin aplicații precum Miro. Toate acestea sunt la un click distanță și îți pot facilita un proces de predare / un meeting foarte mult prin scurtarea timpului – nu mai ești nevoit să te conectezi la un proiector – prin rezultate interactive – participanții văd direct impactul lor în conținutul prezentării.
  1. Limbajul semnelor
    Când suntem online putem să ne folosim de elemente din limbajul semnelor pentru a încuraja interacțiunea și empatia. Unul dintre motivele oboselii cauzate de întâlnirile online este acela că aceste întâlniri deseori capătă mai multă atenție decât conversațiile față în față – trebuie să fii mereu atent să nu pierzi pe cineva din conversație / să cauți aprobarea celorlalți sau chiar persoane care să devină parteneri de conversație În plus, s-a arătat că decalajul în timpul de răspuns scade conexiunea personală și interesul.Prin limbajul semnelor poți introduce câteva gesturi care să ia din greutatea acestei oboseli și care să încurajeze empatia între participanți: de ex. Gesturi care să arate aprobarea sau dezaprobarea față de o idee, gesturi care să transmită ideea de și eu simt la fel, sau gesturi care să arate disponibilitatea de a prelua o idee și a o continua.

Te provocăm să încerci aceste tehnici în următoarele tale întâlniri și să rămâi deschis către modalitățile în care tehnologia ne aduce mai aproape în această perioadă. Credem că am trecut mulți prin șocul inițial și acum suntem pregătiți cu adevărat pentru ceea ce înseamnă adaptare pe termen lung.

Publicat prima dată în Newsletterul LEADERS #138.

Photo by Brooke Cagle on Unsplash

Pauze necesare!

Când ai luat ultima dată o pauză în timpul zilei? Dar mai multe pauze? Ce înțelegem prin pauze? Niște momente pentru tine, planificate și delimitate clar în agendă, în care să poți face anumite activități care-ți fac plăcere sau în care pur și simplu să nu faci nimic și să te bucuri de un moment de liniște.

Cercetările arată faptul că pauzele au mai multe beneficii decât credeam inițial, atât pentru ritmul și dinamica ta interioară, cât și pentru performanța ta profesională. Micro-pauzele din timpul activității de zi cu zi s-au dovedit a influența direct bunăstarea și productivitatea. Studiile au demonstrat că aceste momente scurte reduc stresul, cât și necesitatea unei recuperări de lungă durată la finalul zilei. Chiar dacă pare o tehnică mult prea simplă, cheia acestor pauze este programarea proactivă a acestora. Ceea ce nu știm noi este faptul că atunci când nu ne programăm, creierul nostru este foarte posibil să-și programeze singur aceste pauze, probabil în momente nepotrivite și cu activități nepotrivite: ni se întâmplă tuturor să rămânem blocați în pagini de știri, Twitter, Social Media sau videoclipuri pe Youtube. Astfel, vei observa că pauzele bine programate (cu momente delimitate de început și final), te vor ajuta să ai cât mai puține momente de procrastinare neproductivă. 

Există trei tipuri de pauze pe care le poți lua, pauze fizice, pauze sociale și pauze spirituale. 

Pauzele fizice se referă la plimbări, orice fel de sport sau mișcare, pauzele sociale se referă la întâlniri cu prieteni (online sau offline), discuții cu membrii familiei sau cu partenerul/partenera, iar pauzele spirituale se referă la acele activități prin care te poți conecta tu cu tine și cu mediul înconjurător, meditație, muzică, respirație.

Nu toate pauzele trebuie să fie identice ca mărime și nu trebuie să te sperii de cum va arăta programul tău. Studiile au arătat faptul că pauze de la 1 minut, 5 minute sau 9 minute reușesc să-și îndeplinească obiectivele și să te ajute în recăpătarea energiei și productivității.

Un alt beneficiu al pauzelor este faptul că ele ajută la recuperarea după lungi perioade de stres. Iar în această perioadă marcată de incertitudine și criză, fiecare dintre noi avem nevoie de unelte prin care să gestionăm stresul. Prin aceste momente scurte putem să ne reglăm energia, să ne oferim pauze mentale de care avem nevoie, să reducem oboseala, tulburările de somn sau orice altă formă pe care o poate căpăta mintea obosită. La nivel neurologic, cortexul nostru prefrontal este cel care are nevoie de pauză! Da, este acea parte a creierului care ne menține conectați la obiective și ne ajută să gândim logic, iar cu cât ne fixăm mai multe obiective, to do’s și liste, această parte a creierului va fi și mai obosită. Așadar, ia o pauză! Imediat după ce vei termina de citit aceste resurse pe care ți le-am pregătit special, oferă-ți un moment ție!

Publicat prima dată în Newsletterul LEADERS #136.

Photo by Daria Nepriakhina on Unsplash

Liste, motivație și dopamină

Cum stai cu motivația în perioada asta? Simțim de la o săptămână la alta cum e tot mai greu să anticipăm un context previzibil, știrile care sunt relevante astăzi pot deveni ficțiune în ziua următoare. Și în toată vâltoarea asta, fiecare dintre noi avem ceva de făcut, avem echipe de condus, obiective de îndeplinit, indicatori de performanță de evaluat. Începem ziua cu un to-do list și sperăm că vom reuși să bifăm cât mai mult, totodată să avem și timp pentru noi. 

În știința motivației există un neurotransmițător care joacă un rol foarte important: dopamina. Aceasta transmite un semnal de la un neuron la altul, interacționând cu diverși receptori la nivelul sinapselor. Dopamina își face treaba rapid, de regulă înainte să obținem recompensele unei inițiative, asta înseamnă că ea ne ajută să acționăm, susține inițiativa. Chiar dacă multă vreme oamenii de știință au crezut că dopamina este neurotransmițătorul responsabil pentru plăcere, s-a descoperit mai degrabă o legătură cu persoanele dispuse să muncească din greu. În concluzie, dopamina ne ajută să rămânem conectați la listele și responsabilitățile noastre, iar noi îți vom oferi câteva idei despre cum să navighezi mai ușor task-urile în săptămânile care urmează. 

Regula 1-3-5

În fiecare zi, încearcă să-ți aleg un singur task important de rezolvat, trei lucruri medii și cinci lucruri mai mici (de regulă cam ăsta este numărul de sarcini zilnice pe care le putem realiza într-un timp rezonabil pe parcursul unei zile). Această metdă te va ajuta să-ți stabilești priorități și să elimini din liste lucrurile care nu sunt necesare. Dacă știi că pe parcursul zilei apar lucruri care trebuie rezolvate imediat, lasă-ți locuri libere atât în lista de 3, cât și în lista de 5. Și oricând va apărea un astfel de task vei ști unde să-l aloci. Îți lăsăm aici mai multe detalii despre 1-3-5, cât și un template pe care îl poți folosi. 

Matricea Eisenhower

Eisenhower a servit două mandate în calitate de președinte al Statelor Unite ale Americii, a condus construcția sistemului de autostrăzi, a creat NASA, a încheiat războiul din Coreea. Secretul faptului că a reușit să adune atâtea realizări a fost menționat de acesta într-un discurs pe care l-a susținut în 1954 când a vorbit despre faptul că se confruntă cu două tipuri de probleme: cele urgente și cele importante. Urgențele nu sunt niciodată importante și cele importante nu sunt niciodată urgente. Astfel a luat naștere Matricea Eisenhower, un instrument simplu care te va ajuta să-ți prioritizezi task-urile și să te concentrezi pe ce te face eficient și productiv. Cu ajutorul acestui instrument vei avea o imagine clară asupra responsabilităților zilnice, imagine realizată pe două axe (Importanță / Urgență). Toate task-urile se vor încadra în cele patru cadrane ale matricei: 

  1. Task-uri urgente și importante care trebuie finalizate imediat;
  2. Task-uri care nu sunt urgente, dar sunt importante și trebuie planificate în calendar;
  3. Task-uri urgente și neimportante pe care le poți delega în echipă;
  4. Task-uri care nu sunt nici urgente, nici importante și pe care le poți șterge deja din lista ta. 

Stephen Covey spune că task-urile din cadranul 2 sunt cele care îți vor crește eficiența, aici vei reuși să dezvolți noi skill-uri și să îți dezvolți productivitatea.

Chiar dacă trecem cu toții printr-o perioadă mai dificilă, este important să identificăm unelte care să ne ajute în menținerea unui echilibru, antrenarea dopaminei care ne va menține motivați să trecem la task-ul următor.

Photo by photo-nic.co.uk nic on Unsplash

De ce muncim mai mult?

Am auzit de la multă lume faptul că de când lucrăm de acasă lucrăm mai mult. Și multe dintre explicații nu se leagă neapărat de un volum mai mare de task-uri cât de o schimbare de mentalitate: dacă tot nu am altceva mai bun de făcut, o să lucrez mai mult.

Acest tip de gândire este corelat cu ideea de suferință. Suntem obișnuiți că pentru a ne putea bucura de rezultate, pentru a putea fi în căutarea fericirii și a împlinirii personale și profesionale plătim întotdeauna un preț. Iar genul acesta de poziționare întărește dihotomia între work și fun. Vrem să ne oferim contexte care să ne coste pentru a putea să ne bucurăm de rezultate. Mintea noastră este într-o continuă căutare a unei fericiri/împliniri absolute pe care nu reușim să o atingem niciodată pentru că avem senzația mereu că mai avem nevoie de încă puțin și ajungem acolo.

Mark Manson, autorul care a reușit într-un singur an să lanseze trei cărți, una dintre ele ajungând pe locul 6 în topul celor mai bine vândute conform New York Times, vorbește despre de ce este greșit să ne aflăm mereu în această căutare: Căutarea fericirii este o valoare toxică care ne-a definit multă vreme cultura. Este înșelător. A trăi bine nu înseamnă a evita suferința, înseamnă să treci prin suferință din motive corecte. Atâta timp cât suntem nevoiți să suferim pentru a obține lucrurile pe care ni le dorim, am putea învăța să suferim bine.”

Dacă revenim la situația actuală și faptul că mulți dintre noi ne găsim activități cu care să ne umplem timpul, ajungând astfel să muncim mai mult decât este necesar, probabil că în subconștientul nostru vrem să ne găsim modalitatea prin care să suferim bine / corect. Totodată, s-a dovedit că atunci când lucrăm de acasă suntem mai productivi, datorită pauzelor mai dese și mai lungi pe care le luăm – de aici și motivul pentru care munca se întinde aparent pe aproape toată ziua. Productivitatea este contagioasă, de la dopamina care ne face să ne simțim bine atunci când tăiem task-uri de pe listă, la faptul că simțim cu adevărat validare și faptul că avem o contribuție reală, iar toate aceste elemente ne dezvoltă un soi de dependență față de muncă.

Un studiu realizat de Airtasker cu 1004 participanți demonstrează faptul să angajații care lucrează de acasă lucrează cu 1,4 zile mai mult decât cei care lucrează la birou, rezultând în mai multe de trei săptămâni suplimentare de muncă în decursul unui an. 29% dintre aceștia au declarat că se luptă cu echilibrul dintre viața profesională și cea personală deoarece munca se întinde pe perioadă mai lungă din zi, iar 31% au declarat că au nevoie de o zi liberă pe săptămână pentru a-și îmbunătăți sănătatea mintală.

Ne regăsim mulți deja în cifrele de mai sus, fie că am picat în capcana suferinței corecte care sperăm că ne va duce către rezultatele așteptate, fie că productivitatea crescută ne dă un soi de dependență, iar pentru a găsi un echilibru îți recomandăm să încerci Tehnica Pomodoro. Unul dintre cele mai eficiente moduri în care poți să rămâi productiv și să-ți găsești un echilibru și o rutină sănătoasă este să iei pauze dese. Tehnica în sine este foarte simplă. Totuși, eficacitatea sa este incontestabilă, așa cum o demonstrează miile de oameni din întreaga lume care o folosesc cu mare succes. Este vorba de câțiva pași:

1. Alege o sarcină care trebuie îndeplinită;

2. Pune un cronometru la 25 de minute;

3. Lucrează la sarcină până sună Pomodoro, apoi bifează pe listă îndeplinirea taskului;

4. Fă pauză de 5 minute (aceasta marchează finalizarea unui “Pomodoro”);

5. La fiecare 4 Pomodoro se face o pauză mai lungă.

Un “Pomodoro” are 25 de minute, urmat de o pauză de 3-5 minute. Pauzele sunt o componentă esențială a tehnicii Pomodoro. Deși poate fi tentant să sari să iei o pauză atunci când simți că facci progrese mari, acestea sunt importante pentru a-ți menține rezistența și pentru a reduce oboseala mentală. Ceea ce în cele din urmă îți va crește productivitatea.

Așadar, toți lucrăm mai mult, hai să ne luăm perioada următoare câteva repere pentru de ce lucrăm mai mult, și câteva metode prin care să ne recăpătăm echilibrul.

Photo by Thought Catalog on Unsplash

Ciclul schimbării

Ce este nou astăzi în viața ta? Cât de multe lucruri sunt diferite astăzi față de ieri, dar dacă ne gândim la ultimele trei săptămâni, și chiar trei luni? Dacă putem anticipa ceva în perioada asta este faptul că ne putem aștepta la orice. Se vorbește mult despre frică și anxietate în perioada asta și despre faptul că fiecare dintre noi trăim într-o proporție diferită emoții puternice, iar acest lucru se datorează pentru fiecare dintre noi parcurgem unul sau mai multe cicluri de schimbare, în diferite aspecte ale vieții noastre. Spre exemplu, dacă schimbarea majoră de context ne plasează poate într-o etapă mai avansată din punct de vedere emoțional pe un ciclu al schimbării pentru că au trecut deja câteva săptămâni bune de când ne confruntăm cu aceasta, schimbările mai mici, produse ca un efect al acesteia, pot fi în etape incipiente cu o încărcătură emoțională mult mai mare.

Organizațiile se concentrează astăzi în a naviga impactul schimbărilor asupra lor, dar este important să înțelegem și modul în care oamenii răspund la aceste evenimente, cu atât mai mult cu cât vorbim de schimbări bruște care sunt asociate adesea cu perioade de șoc și negare.

Răspunsul uman în astfel de momente de schimbare are atât o componentă rațională, cât și o componentă emoțională și presupune parcurgerea următoarelor etape: șoc, negare, furie, vină, negociere, delăsare, acceptare, explorare, înțelegere, integrare și susținere/sprijin. Etapele asociate stărilor negative cum ar fi șocul, negarea, furia, negocierea și delăsarea au loc atunci când preocuparea este legată de trecut, de analiza pierderilor și a modului în care realitatea a fost alterată, o formă la care nu se va mai putea reveni prea curând. Acceptarea este prima etapă asociată revenirii, urmată de explorare, înțelegere, integrare și susținere care arată o preocupare legată de viitor și de o nouă formă a realității spre care tindem. Totodată, începând cu etapa de acceptare și performanța oamenilor și a organizațiilor începe să crească.

În calitate de lider este important ca în această perioadă să fii alături atât de organizația ta, cât și de oamenii pe care îi ai în echipă. Este foarte posibil ca la nivel organizațional deja să te afli pe un trend ascendent al ciclului de schimbare, poate chiar în etapa de acceptare, dar la nivel individual, fiecare membru să se afle într-o etapă diferită. Astăzi mai mult ca oricând este important să ne uităm la fiecare om pe care îl avem în echipă și să evaluăm situația la nivel individual deoarece la nivel emoțional echipele sunt departe de a fi omogene.

Este important să fim vizibil sinceri și autentici, deoarece în perioade de criză liderul este “oglinda” schimbării. Deși tentația de a le arăta celorlalți o variantă a ta mai puțin vulnerabilă tocmai pentru a le transmite încredere, este foarte posibil ca ei să aibă nevoie de opusul “puterii”.  Dacă lucurile se mișcă rapid în jurul tău, arată-le oamenilor din echipa ta, cu calm, cum puteți face față acestei situații. O abordare calmă și rațională va da tonul tuturor întâlnirilor, deciziilor și îi va ajuta pe cei din echipa ta să navigheze cu ușurință etapele negative din procesul de schimbare.

Ce facem cu deciziile impulsive?

În perioada aceasta mai mult ca oricând suntem mânați într-o luptă a deciziilor. Fiecare schimbare din exterior presupune o adaptare rapidă care presupune luarea unor decizii,i de multe ori cu efecte mult mai mari decât ne aștepta. Zilele acestea, business-urile virează mult în direcția în care se duc nevoile, noi produse și servicii apar în portofoliul firmelor și același lucru se întâmplă și la nivel personal. Ne găsim noi hobby-uri, facem multe dintre lucrurile pe care le amânam și chiar ne regăsim în situația în care simțim că am face inclusiv o schimbare în carieră.

Fiecare decizie pe care o luăm are un impact atât asupra noastră, cât și a ecosistemului din jurul nostru: societate, organizație, familie, prieteni. Dacă într-o perioadă normală ne ofeream timp de ajustare la fiecare schimbare și fiecare lucru nou îl resimțeam mult mai intens, astăzi toate aceste lucruri sunt mascate de viteza cu care se mișcă totul și de incertitudinea generală. Asta nu înseamnă că efectele schimbărilor nu se simt, ci din contră, este posibil să trăim sub efectul unei anestezii care atunci când va trece va lăsa loc tuturor durerilor provocate de schimbări și decizii.

Care este indicatorul unei decizii eficiente? Este vorba de a alege între a amânarea acesteia pentru a strânge mai multe informații și luarea unei decizii doar cu informațiile pe care le ai disponibile. Să știi când să reacționezi rapid sau când să îți faci timp pentru a reflecta sunt două dintre elementele care pot ajuta o echipă să parcurgă cu succes criza sau să nu iasă întreagă din vâltoare. Reacțiile lente pot duce la oportunități ratate în timp ce deciziile premature pot duce la alocarea resurselor în anumite direcții netestate care nu au șanse de succes.

Nu avem o soluție pentru că sunt multe variabile care vor influența rezultatul unei decizii, în schimb îți vom povesti despre cum arată și care sunt particularitățile celor două tipuri: decizia reactivă este cea rapidă, impulsivă și bazată pe intuiție. Când instinctul îți spune că asta este direcția cel mai probabil este ghidat de emoție și obișnuință, ajutându-ne să rezolvăm probleme punctuale și situații neașteptate.  Deciziile bazate pe un proces de reflecție presupun o abordare mai metodică a problemelor. În loc să identificăm soluții imediate, vom analiza din cât mai multe unghiuri înainte de a lua măsuri.

Deși spuneam că nu există o metodă mai eficientă, credem că în această perioadă deciziile impulsive trebuie transformate în decizii calculate, iar viteza cu care ne mișcăm ca organizații să fie redusă pentru a putea observa ceea ce se întâmplă în exterior. Încetinind vom putea să utilizăm raționamente deliberative – ceea ce Keith Stanovich și Richard West numesc System 2 în abordarea minții. Valul de știri, informații și update-uri ne pot da senzația că suntem suficient de informați pentru a lua o decizie, creând astfel o falsă impresie a unei decizii bazată pe reflecție. Sunt multe lucruri pe care le putem face zilele acestea dar poate că unul dintre cele mai bune lucruri pe care le putem face pentru noi și pentru organizațiile noastre este să ne oprim și să ascultăm. Când zgomotul de fundal va deveni din ce în ce mai estompat este foarte posibil să auzim exact răspunsul de care vom avea nevoie.

Photo by Martin Adams on Unsplash

Cum măsurăm eficiența leadershipului?

Dacă ai lucrat cu specialiști din L&D pentru tine și echipa ta sau dacă te afli pe cealaltă parte a baricadei cu siguranță te-ai regăsit în situația în care ai fost nevoit să explici schimbările și rezultatele dorite în urma dezvoltării unor programe de leadership / învățare pentru persoanele aflate în roluri de leadership.

Dacă ne uităm la rolul funcțional al unui lider, acesta este de a influența comportramentul și a îmbunătăți performanțele individuale și colective ale echipei sale. Totodată, leadershipul este catalogat ca fiind atât o artă, cât și o știință care are la bază inspirația și care-i determină pe ceilalți să realizeze obiective și viziuni comune. Deși s-au dezvoltat multe teorii cu privire la cele mai eficiente stiluri de leadership, nu s-a ajuns la concluzia unei abordări unice, potrivită în toate situațiile și astfel și evaluarea eficienței unui program de dezvoltare a abilităților de leadership este o provocare. 

Un model clasic care poate să ajute în această situație este schimbarea perspectivei: întrebarea frecventă pe care o primim de la cei care vor să dezvolte viitorii sau actualii lideri dintr-o organizație este care va fi ROI (return on investment)? Fiecare program de dezvoltare fie că este realizat pentru o echipă omogenă, fie că este un program public la care poți adera individual presupune o investiție, iar de cele mai mutle ori investiția este făcută de către angajator / chiar direct de către antreprenorii care investesc în dezvoltarea lor și a oamenilor din propria organizație. Ceea ce se întâmplă însă într-un astfel de program, deși are beneficii colaterale care se reflectă în cifrele companiei, presupune în primul rând rezultate care vin sub forma schimbării unor obiceiuri de gândire și comportamente care sunt mai greu de măsurat folosind metode tradiționale.

Schimbarea de perspectivă despre care vorbeam se referă la trecerea de la ROI (Return on Investment) la ROE (Return on Expectations). Acest model fiind văzut ca un mod de evaluare al programelor de dezvoltare a leadershipului, măsoară modul în care un astfel de program și-a îndeplinit cu succes obiectivele și a răspuns așteptărilor referitoare la schimbarea de comportamente pe care și le-a propus. 
În multe dintre filmele care ne țin captivați the end is in the beginning. Același lucru se întâmplă și în cazul ROE, o practică care ne provoacă să ne imaginăm înainte ca un program de formare să fie implementat, care sunt schimbările comportamentale pe care ne dorim ca acest program să le aibă. Altfel, dacă nu cunoaștem specific rezultatul final al unei astfel de inițiative ne vom regăsi mereu în încercarea de a atinge o țintă mereu aflată în mișcare.

Maestrul priorităților

Poate este unul dintre anii ăia care au trecut mai repede decât te așteptai, iar dacă ești surprins deja de luna octombrie sigur te afli printre persoanele pentru care timpul a trecut mai repede. Și da, acest lucru este posibil! Mind time și clock time sunt două lucruri total diferite care se scurg cu viteze diferite. Trecerea cronologică a orelor, zilelor și anilor pe ceasuri și calendare este un fenomen constant, măsurabil, iar duratele standard nu s-au modificat față de cum era când eram copii. Cu toate acestea, percepția noastră despre timp se schimbă constant în funcție de activitățile pe care le facem, de vârstă și chiar de cât de mult dormim. Perioada de zi-noapte durează 24 de ore pe toate ceasurile și totuși timpul fizic nu este același cu timpul din mintea noastră. Modul în care tu percepi timpul este diferit de modul în care alții percep timpul.

Timpul este perceput de ochii minții. Studiile spun că diferențele în perceperea timpului sunt legate de numărul de imagini mentale pe care creierul le întâlnește și organizează, număr care variază de la copilărie (întâlnim multe imagini, totul este nou și variat), iar pe măsură ce înaintăm în vârstă ritmul cu care sunt percepute modificările imaginilor mentale scade, atât din diminuarea elementului de noutate (nu mai suntem atât de surprinși de lume așa cum eram cand abia o descopeream), dar și datorită mai multor caracteristici fizice cum ar fi inclusiv calitatea vederii, complexitatea creierului și mai târziu chiar degradarea căilor care transmit informațiile. Toți acești factori conduc la accelerarea timpului.

În acest context inevitabil de schimbat timpul pe care în aloci pregătirii și îndeplinirii task-urilor pare tot mai greu de controlat. Pentru a deveni un maestru al priorităților și a te lupta cu inevitabila schimbare a perceției timpului îți prezentăm o unealtă care îți va accelera productivitatea și eficiența: Matricea Urgent V.S. Important. Matricea este formată din patru cadrane care îți clasifică activitățile zilnice în funcție de doi parametri: nivelul de urgență și nivelul de importanță.

Primul cadran al Matricei (Important-Urgent) se bazează pe un nivel crescut al urgenței. Toate elementele din acest cadran solicită atenție imediată din cauza termenului limită. Cel de-al doilea cadran al Matricei (Important – nu este Urgent) te va face să te simți stăpân pe task-uri datorită planificării și pregătirii atente. Task-urile din acest cadran reprezintă proiecte mari, oportunități noi, învățare și consolidarea relațiilor. 

Cadranul trei (Nu este important – Urgent) sunt acele activități care îți necesită atenția la maximum dar care nu sunt legate de prioritățile tale. Aici se încadrează timpul petrecut în întâlniri neimportante sau întreruperi. Cadranul patru (Nu este Important – Nu este Urgent), aici simți că îți pierzi deseori timpul. Petreci mult timp pentru lucruri care nu sunt direct legate de tine și de obiectivele tale și asta îți consumă timpul necesar pentru celelalte activități.

Matricea Important-Urgent poate fi folosită de oricine, indiferent de tipul de activitate și de numărul de intrări de pe lista de to do.  Tot ce trebuie să faci acum pentru a deveni maestrul priorităților este să-ți evaluezi sincer task-urile și să le încadrezi pe fiecare în cele patru cadrane ale matricei. În funcție de gradul de urgență și importanță vei ști care sunt lucrurile la care poți renunța și cum să faci pentru a rămâne cât mai mult în Cadranul doi, aici unde timpul pare să nu fugă așa de tare.

Atenția – instrument fundamental

Când se întâmplă atât de multe lucruri în jurul nostru una dintre cele mai mari provocări este să ne păstrăm concentrarea. Există mai mulți factori care contribuie la pierderea atenției iar printre aceștia se numără: conversațiile neplanificate din birou, notificările care ne atacă din laptop, telefon, chiar și ceas, dorința de a naviga online spre niște direcții întâlnite în timp ce aveai o misiune. Toți acești factori îți influențează negativ productivitatea și te mențin legat de un program tip 9 to 5. Un studiu recent arată că atenția te ajută să descoperi idei noi, iar cum astăzi fiecare business este unul bazat pe îmbunătățire și idei continue, prin atenție continuă reușim să luăm cele mai bune idei de îmbunătățire și redescoperire pentru business-ul în care ne aflăm.

Rob Walker, cunoscut jurnalist și profesor de design care s-a aflat întotdeauna în partea creativă a vieții a publicat recent cartea numită “The Art of Noticing”, o resursă menită să ajute oamenii să vadă lumea în mod diferit. Rob spune că oamenii cei mai creativi și cei care inovează sunt cei care observă ceea ce alții nu reușesc să vadă. Din acest motiv el ne provoacă să acordăm atenție tuturor detaliilor, să facem exerciții zilnice prin care să vedem inclusiv rutina zilnică cu alți ochi și din alte perspective.

Și pentru a reuși să ne păstrăm atenția și să fim cât mai conectați la momentul prezent și pentru a ne antrena atenția există câteva exerciții pe care le putem face zilnic în scopul acestui antrenament:

  1. Un plan zilnic structurat pe ore: unul dintre motivele principale pentru care ne pierdem concentrarea este lipsa unui plan adecvat. Drept urmare, mintea noastră nu reușește să rămână concentrată pe ce este “de făcut” în acel moment pentru că nu are o misiune specifică. Atunci când ne oferim o structură a fiecărei zile de lucru și ne facem un plan divizat pe ore (ce voi face în fiecare oră), vei ști în momentul în care apar distragerile că nu fac parte din prioritățile tale din ora respectivă și că ai de dus ceva la bun sfârșit. Totodată, acest exercițiu te va ajuta să-ți dai seama cât timp pierzi de fapt cu task-uri pe care nu le încadrezi într-un timp specific;
  2. Găsește-ți starea de flow: conform studiilor făcute de Chicago University, intrarea într-o stare de flow poate ajuta la consolidarea capacității de concentrare și la maximizarea performanței și nivelurilor de învățare.
  3. Găsește mereu o perspectivă diferită: modul în care vezi lumea este influențat de persoanele pe care le asculți și lucrurile pe care le întâlnești zilnic. Pentru a căpăta o viziune mai completă poți să alegi în mod intenționat să vorbești / interacționezi mereu cu oameni diferiți. Astfel, vei avea o perspectivă mai clară asupra realității și îți vei salva din timpul pierdut văzând o singură perspectivă a problemei.

Odată cu concentrarea și atenția vei descoperi că poți să-ți folosești timpul diferit și că reușești să economisești multă energie zilnic.