Am petrecut multe săptămâni din acest an în spațiul emoțional, în subiecte care țin de cum facem față schimbărilor, cum gestionăm crizele, cum arată leadershipul pe teren. Îți propunem să vorbim astăzi despre cum mai arată zilele noastre de lucru, cum gestionăm listele de to do, productivitatea, și-ți prezentăm o metodă nouă – time blocking.
Am început și noi să o folosim și să auzim că multă lume vorbește despre asta, inclusiv Elon Musk și Bill Gates folosesc time blocking pentru a-și maximiza fiecare moment din zi. Cal Newport, autorul cărții Deep Work spune că o săptămână de lucru de 40 de ore în care folosești metoda time blocking-ului poate să producă rezultate similare cu o săptămână de lucru de 60 de ore fără o astfel de structură.
Ce este și cum funcționează
Time blocking-ul este o metodă de management al timpului prin care ne organizăm ziua în anumite blocuri specifice de timp. Fiecare bloc este destinat unui anumit subiect / task, iar atunci când este momentul lui ne vom concentra exclusiv asupra acelui task. Ca să îți faci o idee mai clară, în modelul clasic a unei liste de to do suntem tentați să lucrăm la mai multe sarcini în același timp, însă cu time blocking ne vom concentra pe lucrurile pe care le-am planificat deja, fără să ne întrebăm de ce să mă apuc mai întâi?
Un prim pas pentru a începe să folosești time blocking-ul este să-ți stabilești de ce vrei să folosești această metodă? Vrei să ai parte de mai mult timp petrecut în flow, să gestionezi mai bine timpul alocat ședințelor, mailurilor și discuțiilor cu colegii pe grupurile de organizare internă, sau pentru că vrei să ai un plan mai structurat al vieții tale personale?
Elementele care ajung să facă parte din de ce vor deveni chiar subiectele blocurilor de timp pe care ți le vei aloca.
Următorul pas este să-ți creezi planul zilei. Din planul zilei vor face parte toate subiectele / task-urile pentru care ți-ai propus să folosești time blocking, inclusiv cele din sfera personală. Începe prin a-ți grupa aceste subiecte în categorii precum întâlniri, e-mailuri, timp personal, proiecte specifice. Apoi, pe durata unei zile, alocă blocuri de lucru dedicate acestor categorii, stabilind o durată specifică și un interval de timp. De exemplu, subiectul e-mailuri este programat într-un bloc de o oră, între 9:00-10:00 dimineața. În acest interval, te vei ocupa doar de acest task, de citit, răspuns, scris. Îți poți anunța chiar colegii / colaboratorii că se pot aștepta la răspunsuri de la tine în acel interval, iar orice activitate legată de inbox-ul tău o vei face abia în ziua următoare, în blocul specific alocat. Asta înseamnă că în intervalul alocat timpului personal sau al unui proiect, nu vei mai petrece timp făcând switch între task-uri și verificând constant mailul. Cum îți sună asta? Să nu-ți mai verifici mailul din 10 în 10 minute pe parcursul întregii zile.
Mai multe moduri prin care poți face time blocking
- Gruparea pe task-uri
Gruparea sarcinilor similare astfel încât să aloci același interval de timp fără a mai face multitasking între subiecte care necesită niveluri de energie diferite din partea ta. Tot ce ține de personal va intra în același bloc și tot ce ține de proiecte specifice la fel într-un alt bloc. Astfel nu te vei mai regăsi în situații în care în timp ce-ți faci contabilitatea pui și comanda de mâncare pentru sâptămâna viitoare.
- Zile tematice
Dacă lucrezi la mai multe proiecte în același timp sau dacă activitatea ta este compusă din mai multe job-uri, alocarea unor teme pentru fiecare zi a săptămânii poate fi o metodă eficientă. Astfel, poți avea ziua de luni în care te ocupi de tot ce înseamnă finanțe, ziua de marți în care te ocupi de proiectul tău de voluntariat, ziua de miercuri în care lucrezi pentru site-ul unde faci freelancing și așa mai departe.
Această metodă poate să-ți ofere un program destul de flexibil, poți să lucrezi un număr de ore diferit în fiecare zi și să te bucuri de mai multe intervale de timp pentru tine. Pe care ai face bine să le organizezi la rândul lor în blocuri. 🙂
- Time Boxing
Prin time boxing îți vei impune o anumită limită de timp pe care îl vei aloca unei sarcini. Și în cadul aceleiași sarcini să-ți planifici diversele etape care te vor aduce la finalizarea acesteia. De exemplu, dacă lucrezi la o aplicație de finanțare, poți împărți această sarcină în sarcini mai mici precum: între ora 8:00-9:00 vei avea timpul alocat pentru a face research pentru aplicație, între ora 9:00-11:00 este timp alocat pentru a scrie efectiv textele, între ora 11:00-12:00 timp alocat pentru revizuirea textelor și corecturi, iar între ora 13:00-14:00 îți vei lua timpul necesar pentru a încărca documentele în aplicație și a trimite cererea. De cele mai multe ori ne regăzim într-un astfel de task făcând câte puțin din fiecare, toate în același timp. Un pic de research pe o idee, în timp ce completăm o secțiune și o citim pe alta. Și astfel nu putem estima cu ușurință când această sarcină va fi gata.
Blocarea anumitor intervale specifice de timp este cu adevărat eficientă și poate să-ți aducă o nouă perspectivă referitoare la cât de productiv poți fi. Dacă în anii precedenți ai devenit un maestru în multitasking s-ar putea ca această metodă să te aducă într-un punct nou, să presupună o nouă curbă de învățare și implicit o perioadă mai lungă de acomodare. Însă noi te provocăm să încerci, măcar pentru o săptămână. Dacă vrei mai multe detalii, pe noi ne-a convins acest material detaliat.
Foto de Avel Chuklanov disponibil pe Unsplash
