SMART este un acronim al caracteristicilor considerate esențiale pentru corecta formulare a unui obiectiv. Aceste caracteristici sunt următoarele: S – specific; M – măsurabil; A – (de) atins/abordabil; R – relevant; T – încadrat în timp. Există mai multe versiuni/variante ale acestor caracteristici și, implicit, ale acronimului SMART. Diferențele dintre versiuni apar fie datorită traducerilor din limba engleză, fie din cauza modului de aplicare a lui. Astfel, Comisia Europeană, în Manualul privind Managementul Ciclului Proiectului, utilizează criteriile SMART doar în ceea ce privește formularea indicatorilor de măsurare a atingerii obiectivelor propuse. Cum indicatorii sunt legați de obiective, însă trebuie să reflecte o imagine reală a gradului de atingere a acestora, este normal deci să apară diferențe de concept.
Specific – înseamnă ca un obiectiv indică exact ceea ce se dorește a obține.
Un obiectiv specific este foarte clar exprimat, nu lasă loc de îndoieli. Un obiectiv specific diferă, în primul rând, de unul general. El vizează rezultate concrete, iar nu rezultate în general. Ex: obiectiv general – “organizarea de training pentru angajații instituției X” Ex: obiectiv specific – “organizarea de training pe tema scrierii de proiecte pentru angajații din Departamentul de afaceri europene al organizației X”. Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu Specific, utilizați întrebări precum: – Cine? – Ce? – Când? – Cum? – Care este grupul țintă? Nu este însă obligatoriu ca un obiectiv să răspundă, în mod obligatoriu, la toate întrebările de mai sus în același timp.
Măsurabil – înseamnă că un obiectiv poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ.
Un obiectiv măsurabil este cel care permite stabilirea cu exactitate a faptului că a fost atins ori nu sau în ce măsura a fost atins. De asemenea, un obiectiv măsurabil permite monitorizarea progresului atingerii lui. Ex: obiectiv general – “organizarea de training pentru angajații instituției X”. Ex: obiectiv specific – “organizarea unui training pe tema scrierii de proiecte pentru cei 4 angajați din Departamentul de afaceri europene al organizației X”. Se poate vedea, în exemplul de mai sus, că, prin compararea situației de la un moment dat cu obiectivul, se poate măsura dacă a fost atins ori nu sau în ce măsură a fost atins (Ex: 50%, dacă la training au participat doar 2 angajați). Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu Măsurabil, utilizați întrebări precum: – Cât de mult(ă)? – Cât de mulți(e)?
Abordabil/de Atins/realizabil – înseamnă că un obiectiv poate fi într-adevăr atins.
În acest sens, trebuie luate în considerare mai multe aspecte: – prin definirea obiectivului nu se propune realizarea a ceva imposibil de atins în condițiile date (Ex: nu se poate realiza o autostradă într-o săptămână si nici peste un ocean, dacă adâncimea apei în unele locuri este de câțiva km.); – obiectivul în cauză poate fi atins în condițiile proiectului, de către organizația sau persoana care este responsabilă de realizarea lui. În acest sens, trebuie ținut cont de resursele existente, capacitatea organizației, timpul disponibil necesar. În mod ideal, obiectivele trebuie să nu depindă de aciunile unei alte entități decât cea care are responsabilitatea realizării lor. Ex: obiectiv de atins/realizabil – “organizarea unui training pe tema scrierii de proiecte pentru cei 4 angajați din Departamentul de afaceri europene al organizației X”. Ex: obiectiv nerealizabil: “organizarea unui training de 1 oră pe tema scrierii de proiecte pentru cei 4 angajați din Departamentul de afaceri europene al organizației X”, în condițiile în care aceștia nu au nici măcar studii medii și nu au mai văzut un proiect până acum. De obicei, această caracteristică se evaluează ținându-se cont de capacitatea organizației sau organizațiilor care depun proiectul și trebuie să realizeze obiectivele.
Relevant – înseamnă că realizarea obiectivului contribuie la impactul vizat de proiect.
Realizarea unui obiectiv trebuie să contribuie în mod nemijlocit la atingerea unui obiectiv mai mare, mai general. În acest sens, el trebuie să vizeze un anumit impact. Ex: în cazul de mai sus, în care obiectivul este “organizarea unui training pe tema scrierii de proiecte pentru cei 4 angajați din Departamentul de afaceri europene al organizației X”, impactul proiectului este creșterea numărului de proiecte eligibile pe care le depune organizația în cauză. Dacă impactul vizat ar fi altul – spre exemplu: organizația X să își crească numărul de proiecte eligibile scrise/redactate de alta organizație – atunci obiectivul menționat (“organizarea unui training pe tema scrierii de proiecte pentru cei 4 angajați din Departamentul de afaceri europene al organizației X”) nu ar mai fi relevant deoarece angajații menționați nu ar scrie ei înșiși proiectele. Relevanța unui obiectiv se evaluează în raport cu obiectivul general al acelui proiect.
Încadrat în Timp – înseamnă că obiectivul conține și data până la care este prevăzut a se realiza.
Legat de un obiectiv încadrat în Timp, știm cât ar trebui ca acesta să se realizeze. Pentru a verifica dacă un obiectiv este sau nu încadrat în Timp, utilizați întrebări precum: – Când? – Până când? – În ce perioadă? Ex: obiectiv încadrat în timp – “organizarea în perioada 17-18 noiembrie 2005 a unui training pe tema scrierii de proiecte pentru cei 4 angajați din Departamentul de afaceri europene al organizației X”.
