Imaginează-ți situația următoare: ai de făcut o propunere pentru un client, propunere pentru care ai făcut tot research-ul, ai participat la întâlnire și ai luat pulsul clientului, este vorba de un subiect pe care-l stăpânești foarte bine și pe care l-ai mai redactat de multe ori în trecut. Totodată, pe lista ta de task-uri sunt multe altele alături de această propunere care are și un termen de livrare foarte scurt. Ce faci? În urma unei scurte analize îți spui că ție ți-ar lua undeva la 2 ore să redactezi propunerea, iar unui alt coleg din echipă i-ar lua cel puțin o zi ca să se pună la curent cu tot ceea ce știi tu și probabil încă o zi să redacteze propunerea. Cel mai probabil acesta este momentul în care decizi că vei face tu propunerea, chiar dacă înseamnă să mai întârzii cu alte task-uri, să negociezi o schimbare de deadline sau chiar să lucrezi peste programul pe care ți l-ai propus.
De ce nu delegăm cu mai multă ușurință? Pentru că atunci când ne regăsim în situația descrisă mai sus alegem de multe ori calea cea mai simplă și mai rapidă, însă, o schimbare de paradigmă ar putea să ne salveze mult timp și multă energie în viitor. Dacă ne mutăm atenția către obiectiv și anume “realizarea prezentării”, am putea transforma acest obiectiv în “formarea unor colegi competenți în a realiza prezentarea”, acesta din urmă fiind un obiectiv care pe termen lung va aduce rezultate exponențiale.
De ce să nu faci tu task-ul?
- Șansele sunt că dacă îl vei prelua tu, în loc să folosești timpul tău în cel mai bun mod (ex. Să lucrezi la obiective mai complexe, strategice, să îți dezvolți la rândul tău un skill), vei folosi timpul într-un mod în care îți vei consuma rapid energia și nici nu vei simți vreo recompensă majoră;
- Prin implicarea celorlalți îi vei ajuta să-și dezvolte abilitățile necesare pentru viitor, iar atunci când o să apară responsabilități similare acestea vor fi realizate la un nivel din ce în ce mai ridicat și cu o implicare cât mai mică din partea ta.
Un proces prin care delegi cu succes un task nu este totuși unul simplu, din acest motiv alegem să nu transferăm responsabilitatea. Există câteva direcții care te pot ajuta și pe care te invităm să le exersezi cu prima ocazie în care te vei întâlni cu un task pe care nu ar fi recomandat să-l faci tot tu.
Explică “de ce-ul” proiectului, task-ului sau obiectivului pe care îl delegi
Acest pas este foarte important deoarece aici se poate realiza o conexiune între persoana / persoanele către care vei delega și obiectivul în sine. Scopul tău nu este să “scapi de proiect” ci să-l lași pe mâna unor colegi care să și-l asume, care să vadă valoarea acestuia și să-și dorească succesul. Astfel, poți începe prin a prezenta viziunea de ansamblu și cum se încadrează ceea ce delegi. Tot în acest pas este important să le explici celor către care delegi de ce i-ai ales pe ei. Care sunt motivele pentru care X este cea mai potrivită persoană, iar la final să obții și acordul acesteia. Delegarea nu înseamnă automat o acceptare din partea celorlalți, iar obținerea unui angajament verbal va crește și atașamentul acestora față de proiect / task / obiectiv.
Construiește o bază solidă
Procesul de delegare este foarte similar cu un proces de învățare. Mai ales dacă persoana / persoanele către care te adresezi nu au mai avut experiențe / proiecte similare. Din acest motiv, rolul tău este să construiești împreună cu ei o bază solidă, un plan despre cum va fi realizat acel obiectiv.
Vorbește despre experiența ta anterioară, identificați împreună cel mai bun mod de implementare, cere constant feedback-ul și părerea persoanei către care delegi și asigură-te la final că în continuare ai acordul lor în acest demers.
Asigură-te că au la îndemână toate resursele necesare
Faceți împreună un plan în care să expuneți toate resursele necesare îndeplinirii task-ului / proiectului. Resurse pe care le pot găsi atât la tine, cât și în exterior, în cadrul organizației. Este foarte posibil ca tu să știi exact care sunt acelea și să-i poți îndruma pe colegii către care delegi, arătându-le cum, de unde și cu cine trebuie să fie în contact pentru proiectul respectiv. Dacă veți face acest plan împreună, te vei asigura că pe parcursul realizării proiectului colegii tăi nu vor reveni cu aceste nevoi către tine ci se vor duce la sursele pe care le-ați descoperit împreună, oferindu-le astfel și mai multă autonomie, iar ție salvându-ți timp și energie.
Definește cum arată succesul
Stabiliți împreună care sunt indicatorii de succes pe care îi veți urmări, cum veți măsura progresul și care este termenul limită al proiectului. Este foarte important să-i lași celui / celor către care delegi libertatea să-și aleagă termenul, să poată realiza sarcinile în ritmul propriu pentru a-i întări asumarea în proiect. Până la urmă, prin această delegare, ownership-ul proiectului / al task-ului merge către ceilalți, iar asta îți va asigura un transfer eficient.
Ce este cel mai important? Atunci când delegi cuiva pentru prima dată un task / un proiect vei observa că acesta va dura mai mult decât dacă l-ai face tu. Asta se datorează faptului că tu ai un avantaj, experiența de a fi făcut acel proiect de mai multe ori. Implică-te cu răbdare în tot acest proces și vei vedea cum rezultatele apar pe parcurs, dacă ai ales persoana potrivită, vei descoperi cum de la un taks la altul timpul de execuție o să scadă, iar progresul celorlalți va fi vizibil.
Publicat prima oară în Newsletterul LEADERS #163. Abonează-te pentru a primi săptămânal resurse, opinii și știri de la Leaders.
Photo by Cytonn Photography on Unsplash
